אנחנו מתכוננים לכך במשך שבועות ארוכים, מייחלים לרגע שבו זה יתחיל, מתרגשים עם כל דקה ועם כל יום שעובר וכבר לא יכולים לחכות ולראות את התוצאה הסופית שלו, ובמיוחד לראות את המבטים הנלהבים, לשמוע את קריאות ההתפעלות ולחוות הרגשה נפלאה של אירוע מושלם מתחילתו ועד לסופו.

איך מתחילים לתכנן אירוע מושלם ובעיקר, איך מיישמים את התכנון הזה הלכה למעשה? למרות שאין תורה כתובה וכל אחד יכול למצוא את הדרך שלו ואת הכיוון שלו, הרי שעם מספר טיפים לאירוע מושלם אותם תוכלו לקרוא מיד, הדרך תהיה פשוטה ונוחה יותר והכיוון יהיה ברור וסלול הרבה הרבה יותר. אז, שנתחיל?

כמובן שאי אפשר לדלג על השלב ההתחלתי ביותר כאשר מבקשים לספק טיפים לאירוע מושלם והשלב הזה הוא שלב התכנון הראשוני. זהו השלב שבו מגבשים את הקונספט הבסיסי של האירוע, את מה שנשאף להשיג ממנו במהלכו ולאחריו. זהו השלב שבו אפשר לאתר, ולפתור, מכשולים ראשוניים ביותר כגון ימים בעייתיים מבחינת חגים ומועדים, ערבי ספורט מיוחדים כמו גמר מונדיאל, אולימפיאדה או אליפות אוקיאניה בדוקים וכיוצא באלו. הקונספט המתגבש צריך להיות רשום ולכלול את כל הנקודות החשובות כמו מיקום, כמות, עזרים נדרשים וכמובן הכנה מדוקדקת של תקציב לביצוע וליישום. כאשר ישנו תקציב מוגדר אפשר להפחית ממספר "ההפתעות" הלא נעימות ולהבין מה אפשר, ואי אפשר, לתכנן וליישם.

רוצים עוד טיפ ?

טיפ נוסף שיכול לעזור לנו להגיע אל האירוע המושלם הוא להסתכל על האירוע מנקודת המבט של האורח. מה הוא ירצה לקבל מהאירוע שלנו? מה יגרום לו אושר ומה, לחילופין, יגרום לו לאי נעימות ולתחושה לא טובה. כמובן שנרצה למקסם את תחושת האושר ולמזער, עד למינימום, כל מצב של אי נעימות או הרגשה שלילית. האם נערוך את האירוע בשעת ערב מאוחרת שבה עייפים ומותשים או בשעות אחה"צ שבהן הילדים צריכים לצאת ממוסדות החינוך? האם לערוך אירוע בחוץ תוך הסתכנות בקור, גשם או לחות או לעשותו בפנים ובכך לשלוט על האקלים ועל הטמפרטורה?

ישנם עוד טיפים לאירוע מושלם הכוללים גם התייחסות להתנהלות ולניהול האירוע וגם למה שאפשר לעשות לאחריו, אך היריעה, הפעם, קצרה מדי. בכל מקרה, תכנון נכון ומוקפד הוא סוד ההצלחה בכל דבר, בעיקר בהפקת אירועים.

Categories: מאמרים

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *